Die Betriebskostenabrechnung ist der häufigste Streitpunkt zwischen Vermietern und Mietern, und der Punkt, an dem Vermieter am meisten Geld verlieren, wenn Fristen verstreichen. Dieser Beitrag fasst zusammen, was Sie als Vermieter wissen müssen.
Die Zwölfmonatsfrist
Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025 muss die Abrechnung also bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter sein. Entscheidend ist der Zugang, nicht die Absendung.
Folge einer verspäteten Abrechnung
Nach Ablauf der Frist ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben des Mieters muss dagegen auch bei verspäteter Abrechnung ausgezahlt werden. Der Mieter kann die Abrechnung außerdem einfordern und bis dahin unter Umständen die laufenden Vorauszahlungen zurückhalten.
Einwendungsfrist des Mieters
Der Mieter muss Einwendungen gegen die Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind Einwendungen ausgeschlossen, sofern der Mieter die Verspätung zu vertreten hat. Der Mieter hat ein Recht auf Einsicht in die Belege.
Was umgelegt werden darf
Umlagefähig sind nur die in § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgezählten Kostenarten, zum Beispiel Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Sachversicherungen und Haftpflichtversicherungen, Hauswart sowie sonstige Betriebskosten, die im Mietvertrag konkret benannt sind. Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten sowie Instandhaltungskosten und Instandsetzungskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Voraussetzung ist immer, dass der Mietvertrag die Umlage vereinbart.
Verteilerschlüssel
Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, sind Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen; verbrauchsabhängig erfasste Kosten sind nach Verbrauch zu verteilen (§ 556a Abs. 1 BGB). Heizkosten und Warmwasserkosten müssen nach der Heizkostenverordnung zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden (§§ 7, 8 HeizkostenV). Wird verbrauchsabhängig abgerechnet, obwohl die Pflicht dazu besteht, darf der Mieter den auf ihn entfallenden Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).
Formale Anforderungen
Eine Abrechnung muss für einen juristisch und betriebswirtschaftlich nicht vorgebildeten Mieter nachvollziehbar sein. Mindestinhalt: Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart, Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, Berechnung des Mieteranteils und Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Fehlt einer dieser Punkte, ist die Abrechnung formell unwirksam und die Frist gilt als nicht gewahrt.
Vorauszahlungen anpassen
Nach einer Abrechnung kann jede Partei durch Erklärung in Textform eine Anpassung der Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe verlangen (§ 560 Abs. 4 BGB). Das vermeidet hohe Nachzahlungen im Folgejahr.
In der Mietverwaltung erstellen wir die Betriebskostenabrechnung fristgerecht und formal korrekt, prüfen den Verteilerschlüssel und passen die Vorauszahlungen an. Mehr dazu auf unserer Seite zur Mietverwaltung.
Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Gesetzesstand: Oktober 2026.