Viele Eigentümergemeinschaften bleiben jahrelang bei einer Verwaltung, mit der sie unzufrieden sind, weil der Wechsel kompliziert wirkt. Tatsächlich ist der Ablauf seit der WEG-Reform 2020 klar geregelt und gut planbar. Dieser Beitrag erklärt die Schritte und Fristen.
1. Bestellung und Vertrag sind zwei verschiedene Dinge
Rechtlich gibt es zwei Ebenen: die Bestellung des Verwalters als Organ der Gemeinschaft und den Verwaltervertrag als schuldrechtliche Grundlage für Vergütung und Leistungen. Beides muss beim Wechsel beendet werden. Die Bestellung erfolgt durch Beschluss der Eigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG) für höchstens fünf Jahre; nach der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums für höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG).
2. Abberufung ist jederzeit möglich
Seit dem 1. Dezember 2020 können die Eigentümer den Verwalter jederzeit abberufen, ein wichtiger Grund ist nicht mehr erforderlich (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Abweichende Vereinbarungen sind unwirksam (§ 26 Abs. 5 WEG). Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG), auch wenn er eigentlich länger laufen würde. Für diese Zeit kann die Vergütung weiter geschuldet sein; prüfen Sie daher, ob eine einvernehmliche frühere Beendigung möglich ist.
3. Der Ablauf in der Praxis
- Angebote einholen. Lassen Sie sich von zwei bis drei Verwaltungen Angebote mit Verwaltervertrag geben. Achten Sie auf den Leistungsumfang, Sondervergütungen und darauf, ob die Verwaltung die Anforderungen an den zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG erfüllt.
- Tagesordnung. Der Wechsel muss als Tagesordnungspunkt in der Einladung zur Eigentümerversammlung stehen (§ 23 Abs. 2 WEG). Mehr als ein Viertel der Eigentümer kann die Einberufung einer Versammlung verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG), wenn der bisherige Verwalter sie nicht von sich aus ansetzt.
- Beschlüsse fassen. Üblich sind drei Beschlüsse: Abberufung des bisherigen Verwalters und Kündigung des Vertrags, Bestellung des neuen Verwalters mit Beginn und Dauer, Abschluss des neuen Verwaltervertrags. Die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen reicht (§ 25 Abs. 1 WEG).
- Übergabe. Der ausscheidende Verwalter muss alle Unterlagen der Gemeinschaft herausgeben: Beschluss-Sammlung, Verträge, Belege, Kontounterlagen, Pläne, Protokolle. Die neue Verwaltung übernimmt Konten, informiert Versorger, Versicherer und Handwerker und stellt sich den Eigentümern vor.
4. Wer macht die Jahresabrechnung für das Wechseljahr?
Ein häufiger Streitpunkt. Regeln Sie im Bestellungsbeschluss ausdrücklich, wer die Abrechnung für das laufende Wirtschaftsjahr erstellt und wie der alte Verwalter dafür vergütet wird. Ohne Regelung ist grundsätzlich die Verwaltung zuständig, die zum Zeitpunkt der Fälligkeit im Amt ist. Die neue Verwaltung ist dann auf vollständige Unterlagen angewiesen.
5. Checkliste für den Wechsel
- Laufzeit und Kündigungsregelung des aktuellen Verwaltervertrags prüfen
- Angebote mit Verwaltervertrag einholen, Zertifizierung nach § 26a WEG abfragen
- Tagesordnungspunkt fristgerecht beantragen (Einladungsfrist drei Wochen, § 24 Abs. 4 WEG)
- Beschlüsse zu Abberufung, Bestellung und Vertrag vorbereiten
- Regelung zur Jahresabrechnung des Wechseljahres aufnehmen
- Übergabetermin und Unterlagenliste mit beiden Verwaltungen abstimmen
Sie planen einen Wechsel in Bad Lippspringe, Paderborn, Schlangen oder der Region? Wir erstellen Ihnen ein Angebot mit Verwaltervertrag für die Beschlussfassung und stellen uns auf Wunsch in Ihrer Versammlung vor.
Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Gesetzesstand: Oktober 2026.